Si has tenido la suerte de trabajar desde casa -algo con lo que mucha gente sólo puede soñar-, seguro que sabes la situación privilegiada en la que te encuentras. En lugar de tener que desplazarte al trabajo dos veces al día ya sea en tu propio vehículo (con lo que implica como estrés o rabia en la carretera), en transporte público (demasiada gente) o en bicicleta (demasiado esfuerzo), sólo tienes que hacer el viaje matutino desde la comodidad de tu cama hasta la de tu propia oficina en casa.
Pero entonces llega el momento de la mudanza y, de repente, te ves obligado a trasladar tu oficina en casa a otra ubicación en una nueva residencia. No entres en pánico, ya que la próxima mudanza de la oficina en casa no será el reto de todos los retos de reubicación, pero tampoco debes relajarte demasiado, ya que también hay bastante trabajo por delante.
Sigue estos 7 consejos para trasladar una oficina en casa para organizar, gestionar y ejecutar un traslado sin problemas y sin estrés.
Paso 1. Tener un plan maestro primero
Antes de comenzar cualquier trabajo, es importante que tengas una idea clara de cómo se realizará toda la mudanza de tu oficina. Hazte primero las preguntas difíciles para que todo el proceso de reubicación sea más fácil al final.
¿Cómo vas a manejar las distintas etapas del traslado de tu lugar de trabajo en casa a otra vivienda? ¿Podrás reunir a algunos amigos para que te ayuden con la mudanza? ¿O tendrás que recurrir a la contratación de profesionales de la mudanza para que te ayuden? ¿La harás tu solo?
No es aconsejable empezar a empaquetar las cosas de la oficina sin tener un plan estratégico de cómo se desarrollará todo el trabajo de traslado paso a paso: crea una lista de control de la mudanza para tener en tu radar la ubicación de tus herramientas clave para desarrollar tu trabajo posteriormente.
Paso 2. Organizar y priorizar
Una vez que hayas creado una lista de comprobación para la mudanza de la oficina casera en un papel o en tu app preferida, comienza el paso inicial de clasificar y organizar las cosas que tienes en dentro de tu oficina. Simplemente aligera la carga: cuantos menos objetos elijas para trasladar, más fácil te resultará empaquetarlos para la mudanza. Además, reducirás los inevitables gastos de la mudanza.
Desordena tus cajones; puede que algunos de los archivos que contienen ya no sean relevantes o que ya los hayas digitalizado. La mudanza es una excelente oportunidad para limpiar tus espacios de almacenamiento y crear más espacio para guardar tus cosas deshaciéndote de los objetos de oficina que ya no son útiles.
Paso 3. Cuida tus documentos, archivos y libros
Los libros son bastante pesados, así que revisa si es que tienes una colección de libros de tu oficina en casa, libro por libro, y aparta los ejemplares que creas que no vas a volver a usar o necesitar. Puedes regalar esos volúmenes no deseados a tus amigos o donarlos a tu biblioteca local, por ejemplo.
Recicla los documentos que ya no son relevantes para ti. Es mejor destruir esos documentos en papel en lugar de tirarlos a la papelera porque así eliminarás cualquier posibilidad de que alguien acceda a información crítica sobre tu persona o tu negocio. Desgraciadamente, el robo de identidad o las estafas también son algo que debería preocuparte y esto no se limita a las grandes ciudades, esto es una realidad en cualquier lugar.
Tritura o quema tus documentos para asegurarte de que nadie tiene acceso a tu información personal y a tus archivos empresariales. Pero, ¿qué pasa con los documentos importantes en papel que no puedes permitirte perder durante el traslado entre los dos hogares?
Paso 4. La copia de seguridad es la palabra clave correcta
¿El mejor consejo sobre cómo trasladar una oficina en casa? Crea una copia de seguridad de los archivos y documentos de trabajo cruciales antes de la mudanza de la oficina.
Lo cierto es que cualquier cosa puede suceder en el camino, así que debes tener la tranquilidad de que tus archivos más importantes sobrevivirán a la mudanza. Has una copia de seguridad de los archivos informáticos esenciales en un disco duro externo o utiliza un servicio de almacenamiento en la nube para subir tus archivos más importantes relacionados con tu trabajo, de modo que puedas trasladarte de casa sabiendo que estarán a salvo pase lo que pase durante el día de la mudanza.
Cuando se trata de tus documentos vitales en papel que nunca deben perderse, encuentra el tiempo para digitalizarlos y hacer una copia de seguridad de esos archivos como se mencionó anteriormente. Si no tienes tiempo para escanear y digitalizar tu documentación esencial, asegúrate de llevar esos documentos contigo en todo momento, no los entregues a una empresa de mudanzas bajo ninguna circunstacia.
Paso 5. Empaca tu equipo de oficina
Lo siguiente en la lista de comprobación de la mudanza es la tarea de embalar tu oficina. No dejes esta tarea para el final, sino que empieza a embalar los equipos de tu oficina poco a poco y lo antes posible. Comienza el proceso de embalaje buscando los materiales adecuados: muchas cajas de cartón (utiliza siempre los embalajes originales de sus equipos electrónicos, si es posible), papel de embalaje blando y plástico de burbujas para los artículos más frágiles, algunos rollos de cinta de embalaje de calidad y un rotulador para etiquetar las cajas ya empacadas.
Empieza por empacar tu computador y sus dispositivos periféricos, y luego envuelve y mete en cajas cualquier otro equipo de oficina que tengas, como impresoras, escáneres, fotocopiadoras, routers inalámbricos, etc. Haz fotos de cómo están conectados los dispositivos de tu oficina para no perder mucho tiempo cuando llegue el momento de volver a conectarlos. Etiqueta adecuadamente los contenedores embalados para ahorrar un tiempo valioso más adelante.
Paso 6. ¿Vas a trasladar también los muebles de tu oficina?
Una decisión importante que debes tomar al mudarte de tu oficina es si vas a trasladar también todos los muebles. Lo que hay que tener en cuenta es que, debido al gran peso de los muebles de oficina estándar, la manipulación de estos ha de ser en extremo cuidadosa pues si por alguna razón tus muebles se estropean tendrás que incurrir en gastos de reponer ese mobiliario.
Es posible que haya que desmontar algunos muebles antes de sacarlos de tu casa; si no crees que puedas realizar ese trabajo por tu cuenta, ponte en contacto con profesionales de mudanzas para que te asesoren. Un escritorio superpesado de madera maciza puede causar todo tipo de problemas, así que pregúntate si serás capaz de manejarlo sin ayuda profesional.
Utilice mantas para muebles para proteger las piezas que decida trasladar, y tenga cuidado al envolver elementos de cristal como estanterías, puertas o encimeras. No olvide incluir la SEGURIDAD en la lista de comprobación de su mudanza de oficina o al menos un par de brazos extra.
Paso 7. Diseñe su nueva oficina en casa
Cuando se traslada una oficina casera a otra locación, un paso que puede ser realmente divertido es diseñar ese nuevo espacio de oficina por adelantado. Este es el momento en el que puedes ser creativo y corregir cualquier error de la distribución actual de tu oficina.
Comprueba si los muebles de tu oficina actual caben en el nuevo espacio. Ten en cuenta que lo que buscas es una zona de trabajo funcional y agradable que te estimule a trabajar de forma más eficiente. Si tienes acceso al espacio de tu nueva oficina antes del día de la mudanza, utiliza cinta de pintor para marcar cómo se colocarán los muebles y así tener una mejor idea de cómo organizar la nueva zona de trabajo.
También puedes utilizar un software especializado para crear un plano antes de la mudanza: un paso meditado y divertido que te ahorrará tiempo y recursos.
En general realizar una mudanza implica invertir tiempo, trabajo y esfuerzo de tu parte y posiblemente también la de tu familia y amigos, pero no por ello ha de ser una tarea tediosa si tomas las previsiones del caso.
